Zacznijmy zatem od kanapki według wielu uznawanej za bezużyteczną informację zwrotną.

Czymże jest kanapka? Każdy wie, jak kanapka wygląda. Jest buła, mięcho i buła. Co za co odpowiada? Ta pierwsza buła to jest coś dobrego, jakaś pozytywna informacja. To, co w środku, to jest ta informacja korygująca, a ta druga buła to również coś dobrego. I teraz, co to znaczy, że to jest coś dobrego?

To znaczy przede wszystkim, że to jest prawdziwe dla Ciebie jako obserwatora konkretnego zachowania, do którego się odnosisz, i że to jest konkretne.

W odniesieniu do każdej bowiem z metod warto pamiętać o tych dwóch parametrach. To musi być Twoje spostrzeżenie i to musi być konkretne spostrzeżenie. Konkretne. Nie wystarczy powiedzieć, że coś było super. Trzeba jeszcze powiedzieć, co konkretnie było super i tak samo w odniesieniu do korekty.

Trzeba powiedzieć konkretnie, co jest do zmiany, żeby ta druga osoba wiedziała, co ma zmienić. Inaczej to jest po prostu zbyt ogólne i niewiele z tego wynika.

Jak to może wyglądać na przykładzie?

– Tomku, świetne wystąpienie.

Muszę powiedzieć, że struktura, którą nadałeś swojej prezentacji, była spójna i wyszczególniała wszystko to, co było istotne z punktu widzenia przekazu.
To, na co chcę zwrócić Twoją uwagę, to to, że sesja pytań i odpowiedzi była zbyt krótka. Po prostu była zbyt krótka.
Pamiętaj też, że naprawdę poza strukturą to jeszcze  mowa ciała i głos to są twoje bardzo mocne strony, bo dzięki temu wszystkiemu twój przekaz jest bardzo spójny.

Tak może wyglądać kanapka. Komu może się przydać najbardziej? Otóż jestem przekonany że może się sprawdzić u osób, które są jeszcze stosunkowo niedoświadczone, które potrzebują pozytywnych wzmocnień. Sprawdzałbym i testował, czy działa.

A co z nieco bardziej doświadczonymi osobami?Sądzę, że w ich wypadku może się sprawdzić w większym stopniu np. SPINKA. Czymże jest?
To akronim od S jak sprecyzuj sytuację, o której chcesz opowiedzieć, P jak powiedz o czymś pozytywnym, czego doświadczyłeś, I to po prostu spójnik, N to negatyw, do którego się odnosisz, K to konsekwencje płynące z tej negatywnej sytuacji, a A to alternatywa, której oczekujesz.

Innymi słowy przy ostatnim punkcie chodzi o alternatywne zachowanie, które proponujesz, aby zniwelować wcześniejszy negatyw.

Jak to może wyglądać w praktyce? Weźmy naszego Tomka.

–  Tomku, wczoraj miałeś naprawdę bardzo dobrą prezentację. To, co mi się w niej zwłaszcza podobało to była struktura, która sprawiła, że wszystko było naprawdę bardzo uporządkowane.

To, na co chcę zwrócić Twoją uwagę, to fakt, że sesja pytań i odpowiedzi była zbyt krótka.
W kuluarach potem dowiedziałem się, że po prostu ludzie oczekiwali, że poświęcisz na to więcej czasu, że zaadresujesz wszystkie pytania, które wiem, że publiczność do Ciebie miała. W związku z czym satysfakcja nie była taka, jaka mogłaby być. Następnym razem weź pod uwagę właśnie to, żeby ją wydłużyć o mniej więcej 5 minut i zobaczymy, czy czy wystarczy. OK?

W takiej sytuacji zawsze warto się upewnić, że ta osoba, do której mówimy, rozumie to, co do niej mówimy, i czy się z nami zgadza. Jeśli nie, to warto tutaj coś jeszcze doprecyzować.

Czy jest jeszcze jakiś sposób udzielania informacji zwrotnej, który, no właśnie, nie tyle koncentruje się na zadaniach tak jak teraz to powiedzieliśmy, ile bardziej na relacjach?

Tak, jest. I jest to FUKO, metoda pochodząca z takiego nurtu bardzo popularnego ostatnio: komunikacja bez przemocy. Na czym polega?

F jak fakt, czyli przywołujemy sytuację, do której chcemy się odnieść i do konkretnego zachowania, które chcemy opisać które chcemy podnieść w rozmowie z kimś.

U jak uczucia, czyli przedstawiamy nasz stosunek do tego co się właśnie zadziało, albo nasze ustosunkowanie się.

K jak konsekwencje związane z tym, co się zadziało i jakie były nasze uczucia, oraz

O jak nasze oczekiwania względem tego, jak chcemy by następnym razem wyglądało to, co chcemy skorygować.

Weźmy znów naszego Tomka.

– Tomku, wczoraj miałeś świetną prezentację. Jedna rzecz, na którą chcę zwrócić Twoją uwagę, to fakt, iż podczas gdy trwała, jedna z osób zadała Ci pytanie, a Ty to całkowicie zignorowałeś. Widziałem po minie tej osoby, że była rozczarowana. Ja też jako Twój przełożony, byłem rozczarowany zdziwiony.

Abstrahując od tego, czemu tak się stało, to bardzo Cię proszę następnym razem zwróć uwagę na pytanie, jeśli się pojawi i jeśli nawet nie masz czasu na to, by odpowiedzieć na nie, powiedz, kiedy ten czas znajdziesz.

Sprawdzamy, czy zostaliśmy zrozumiani, wyjaśniamy wszelkie wątpliwości, tak by można było następnym razem podjąć działanie, które jest po prostu lepsze.

Czy można połączyć te różne metody? Jak najbardziej. Skoro mamy kanapkę, to możemy tam do środka wrzucić spinkę. Zakładam że zrobimy to w taki sposób, że nawet jeśli tam wrzucimy właśnie ją, “spinkę” będzie to względnie lekkostrawne.

Oczywiście warto zawsze skupiać się na tym, co jest dobre, jeśli chodzi o to, co ktoś robi.

Co w związku z tym? Rozdzielajmy te dwie rzeczy.

Chwalmy, jeśli można, to na forum. Jeśli zaś jest coś do korekty, no to oczywiście w cztery oczy. Tak w większości przypadków będzie najlepiej.

W zależności od osoby, do której mówimy, zbalansujmy rodzaj udzielanej informacji zwrotnej. Starajmy się wyczuć, na co jest gotowa, co może przyjąć po to, żeby po prostu być skutecznym menedżerem czy osobą która chce, by coś odbyło się w inny sposób niż do tej pory.

Jeśli chcesz pogłębić wiedzę nt. udzielania informacji zwrotnej, a być może udoskonalić swoją asertywność, zapraszam na szkolenie, o którym więcej informacji znajdziesz tutaj.